100px Adobe PDF.svgAus welchen Dateien können PDFs erstellt werden?
Wie können sie bearbeitet werden?
Welche PDF-Programme sind hilfreich?

Die Abkürzung PDF steht für „Portable Document Format“ („transportables Dateiformat“).

Grundsätzlich kann jede MS-Office-Datei in PDF umgewandelt werden – von Word bis Publisher. Die Umwandlung in dieses-Format soll sicherstellen, dass die versendete Datei beim Empfänger unverändert ankommt, selbst wenn dieser ein anderes Betriebssystem oder eine andere Programmversion hat.

PDF-Dateien sind nicht zur Bearbeitung gedacht. Der Inhalt der Datei kann angezeigt, gelesen und ausgedruckt, aber nicht verändert werden. Rechnungen und Honorarnoten sind typische Beispiele, die als Datei sowieso nur im PDF-Format versendet werden sollen – niemals als Word, Excel oder in ähnlichen Formaten, da sie hier leicht veränderbar wären!

PDFs sind also aus dem täglichen Büroleben kaum wegzudenken. Wie sie zu erstellen und handzuhaben sind, wissen die meisten, die im Office-Bereich tätig sind. Im Folgenden möchte ich eine Übersicht mit Ihnen teilen, aus der Sie vielleicht doch noch Anwendungen, Hilfestellungen oder passende Software heraus lesen können:

Wie wird ein PDF erstellt?

Um ein PDF zu erstellen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Eine Anleitung, wie Sie ein PDF-Dokument mit Word oder mit Hilfe des PDF Creators erstellen lesen Sie in diesem Beitrag.
Die PDF-Erstellung über Ihr Druckprogramm ist in diesem Beitrag beschrieben.
Dokumente in Papierform speichern Sie ganz einfach über den Scanner als PDF ab.

Das ist besonders interessant, wenn Sie Ordnung in Ihre Dokumente und wichtigen Schriftstücke bringen möchten. Als PDF-Dateien abgespeichert und sortiert haben Sie alles rasch bei der Hand und können das Dokument bei Bedarf jederzeit ausdrucken. Trennen Sie sich von Ihren Papiersammlungen, die sehr viel Platz benötigen und wo Sie meist nicht finden, was Sie wirklich suchen.

Wie können PDFs gelesen werden?

Um PDFs lesen zu können, bedarf es eigener Software. Der kostenlose Adobe Acrobat Reader ist wohl die bekannteste dafür, es gibt aber auch interessante Alternativen – sogar mit  Zusatzfunktionen. Mehr darüber mit Download-Links finden Sie hier.

Wie speichern Sie einzelne Seiten eines mehrseiten-PDFs ab?

Wenn Sie selbst ein PDF erhalten, können Sie dieses genauso wie jedes andere Dokument abspeichern. Was aber, wenn Sie das PDF teilen möchten oder nur eine einzige Seiten aus einem Konvolut benötigen? Dafür gibt es wieder eigene Software. Eine einzelne Seite erhalten Sie auch ganz einfach über den PDF-Drucker. Für beide Varianten finden Sie hier Vorschläge und Anleitungen.

Im umgekehrten Fall können Sie PDFs auch zusammen fügen. Anleitungen dazu finden Sie auf dieser Seite.

Können PDFs vielleicht doch bearbeitet werden?

PDFs sind wie erwähnt nicht zur Bearbeitung gedacht. Wenn Veränderungen nötig sind, können diese oftmals mit geeigneten Programmen dennoch durchgeführt werden.

Es gibt eine große Auswahl an PDF-Programmen (auch kostenlos), mit den unterschiedlichsten Funktionen - begonnen mit der Möglichkeit, Unterstreichungen oder andere Markierungen im PDF vorzunehmen oder Notizen einzufügen, über Zuschneidefunktion und die Möglichkeit das PDF direkt zu bearbeiten bis zur Konvertierung in bearbeitbare Formate. Finden Sie selbst die richtige Software für die eigenen Bedürfnisse aus einer sehr umfangreichen Liste möglicher PDF-Software.

Wie hilfreich die bereitgestellte Software nun ist und ob das Bearbeiten eines PDFs einfach und zeitsparend vor sich geht oder nicht, ist allerdings noch nicht sichergestellt. Dies hängt von der Vorlage, der Software und natürlich dem Wunschergebnis ab. Aus Erfahrung rechnet sich der Aufwand in den wenigsten Fällen, das heißt, dass die Neuerstellung eines Dokumentes mittels abschreiben meist das bessere Ergebnis liefert.

Gerne übernehme ich Arbeiten in diesem Zusammenhang zu Ihrer Entlastung!


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