Word

3 nützliche Beispiele, wie Sie zu besserer Übersicht und Zeiteinsparung bei der Dokumenten-Bearbeitung unter Verwendung von Formatvorlagen kommen.

Ich denke, dass die meisten Menschen in Word Überschriften ganz einfach selbst gestalten. Mit Groß-Schreibung, fetter und kursiver Schrift, unterstreichen, zentrieren, etc. steht schließlich eine breite Palette zur Verfügung. Bei kurzen Dokumenten ist das auch kein Problem. Doch wenn viel geschrieben wird, oder die Dokumente länger als 3 Seiten werden (was manchmal vorab nicht eingeschätzt werden kann), kann es echt mühsam werden.

In meinem letzten Newsletter gab es das Thema, wie längere Word-Dokumente übersichtlich gemacht und besser bearbeiten werden können. An den ersten Punkt – Inhaltsverzeichnis – möchte ich heute anknüpfen. Vorerst muss aber etwas ausgeholt werden. Wir beginnen mit den


Formatvorlagen:

Im Reiter „Start“ stehen Ihnen etliche davon zur Verfügung, die sie auch Ihren Bedürfnissen anpassen können. Wenn Sie oft schreiben, speziell bei längeren Dokumenten, empfiehlt es sich wirklich, sich die Arbeit einmal anzutun, und Schrift, Farbe und sonstige Formatierungen für Standardschrift, Titel und Überschriften festzulegen. Es genügt dann jeweils ein Klick auf die entsprechende Vorlage und Ihre Überschrift sieht genauso aus wie die anderen – wobei Sie gleich mehrere Ebenen berücksichtigen sollten! Näheres dazu und wozu Sie die wirklich brauchen ist hier mehr als ausführlich beschrieben.

Die Verwendung von Überschriften-Formatvorlagen ist schließlich die Grundlage für Übersicht und weitere zeitsparende Bearbeitung:


1. Navigation

Haken Sie im Reiter Ansicht das Feld Navigationsbereich an und die Überschriften werden im Navigationsbereich angezeigt. Wenn Sie auf eine davon klicken, springen Sie automatisch im Dokument an diese Stelle.

Im Navigationsfeld können Sie auch ganz einfach die Reihenfolge der Überschriften verschieben. Der dazugehörige Text geht mit. Mehr dazu lesen Sie hier. Ähnlich verhält es sich mit der


2. Gliederungsansicht

Reiter Ansicht, Gliederung. Hier können wir uns je nach Bedarf so viele Ebenen anzeigen lassen, wie es die Übersichtlichkeit erfordert – also den gesamten Text oder nur die großen oder alle Überschriften etc.

Korrekturen in der Struktur können in dieser Ansicht leicht vorgenommen oder Ebenen von Überschriften geändert werden. Es kann sogar wie in der normalen Ansicht auch geschrieben werden. Näheres dazu – sowie auch gleich über die Formatvorlagen selbst lesen Sie hier.

Und zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch empfehlen, die übersichtliche Gliederung auch den Lesern Ihres langen Dokuments auf der/den erste/n Seite/n zur Verfügung zu stellen (wie auch schon in meinem letzten Newsletter beschrieben):

3. Das automatische Inhaltsverzeichnis

Wenn Sie brav Ihre Überschriften mit den oben beschriebenen Formatvorlagen gemacht haben, ist das Inhaltsverzeichnis im Nu erstellt:
Gehen Sie mit dem Cursor an die gewünschte Stelle, dann:

Reiter Verweise, Inhaltsverzeichnis. Die gewünschte Art anklicken – und die Sache ist erledigt. Nach jeder Änderung des Dokuments muss es allerdings aktualisiert werden! Dazu gehen Sie ins Inhaltsverzeichnis und klicken im Reiter Verweise „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ an. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier.

Nun wünsche ich Ihnen noch gutes Gelingen bei der Gestaltung und guten Gliederung Ihrer Word-Dokumente. Sollten Sie Hilfe benötigen, bin ich gerne für Sie da!

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