Fortgeschrittene StundeArbeitsberge sind abbaubar, und zwar miteinander - oder wollen Sie alles selbst machen?

Grundsätzlich gilt: Delegierbar ist (fast) alles.

Welche Aufgaben führen Sie immer noch selbst aus, die Sie delegieren können? Die operativen und administrativen Tätigkeiten einer Führungskraft sollen kontinuierlich abnehmen, um Zeit und Ressourcen für die tatsächlichen Führungsaufgaben zu schaffen.

Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere zu übertragen - wie ein Dirigent eines Orchesters, der die Aufgaben an andere verteilt. Kein Dirigent würde je auf die Idee kommen, alle Instrumente selbst zu spielen.

Viele Führungskräfte tun sich allerdings schwer mit dem Auslagern – aus verschiedensten Gründen.

  • Sie möchten die Kontrolle nicht verlieren
  • Durch ihre eigene Routine wollen sie weder den Zeitaufwand für das Erklären, noch die (vorerst) längere Dauer der Aufgaben-Durchführung in Kauf nehmen.
  • Oft kommt natürlich auch die Sorge dazu: Was ist, wenn was schiefläuft?
  • Oder auch: Was, wenn die andere Person die Aufgabe besser erledigt als man selbst?
  • Sie möchten die Beziehung zum Kunden aufrechterhalten oder
  • den Mitarbeiter, der ohnehin schon überlastet ist, nicht noch zusätzlich etwas aufbürden, usw. usw.

Was sind aber die Gründe, die dafürsprechen, diese Fähigkeit zu erlernen, zu trainieren und letztendlich zu optimieren?

Weil keiner von uns alles kann - weder gleichzeitig noch gleich gut. Manche Tätigkeiten können andere einfach besser. Stellen Sie sich ein Team an fähigen Kräften zusammen, denn durch Delegation können viel bessere Arbeitsergebnisse erzielt werden. Größere Projekte werden erst durch die Kombination verschiedener Kompetenzen möglich.

Das Delegieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten verhilft Ihnen, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und so in Ihren Fähigkeiten stetig besser zu werden. Es hilft dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten. Sie vereinfachen Ihr Leben und lernen, loszulassen. Konsequentes Delegieren rechnet sich insbesondere dann, wenn Sie in derselben Zeit einen wesentlich höheren Stundenlohn erwirtschaften können, als Sie dem Dienstleister bezahlen.

Begreifen Sie Perfektionismus als Zeitverschwender. Wer Delegieren will, muss lernen loszulassen, Vertrauen zu entwickeln und ein Stück Verantwortung abzugeben. Transparenz, Kommunikation und Feedback sind weitere wichtige Bausteine für erfolgreiches Delegieren.

Wichtig ist, sowohl die Aufgabe als auch die Zielsetzung klar und eindeutig zu beschreiben. Auch die Vermittlung von Hintergrundinformationen und Bedeutung der Aufgabe im Projektzusammenhang sind von Nutzen, speziell dann, wenn Sie laufend Unterstützung benötigen und die Delegation keine einmalige Sache ist.

Für eine fruchtbare Zusammenarbeit müssen Mitarbeiter aber auch den Mut haben, zu sagen, wenn sie eine Aufgabe überfordert, sie Unterstützung brauchen oder auch Fehler einzugestehen. Gewähren Sie das notwendige Maß an Unterstützung und Betreuung und planen Sie für den Notfall ausreichend Zeit für korrigierende Maßnahmen ein. Wo kein Risiko eingegangen wird, kann auch nichts Bedeutendes erreicht werden.

Die bekannte SMART-Methode, die schon bei der eigenen Zeitplanung und Zielerreichung hilfreich ist, kann auch eine gute Regel für richtiges Delegieren sein:
    1. Spezifisch (also so konkret wie möglich)
    2. Messbar (qualitativ und quantitativ)
    3. Attraktiv (lohnend oder herausfordernd für den Mitarbeiter)
    4. Realistisch (machbar - innerhalb der Zeit und mit den Mitteln)
    5. Terminiert (also zeitlich begrenzt)

Um herauszufinden, welche Aufgaben Sie delegieren können, schaffen Sie mit Hilfe eines Wochenplans zuerst einen Überblick Ihrer eigenen Aufgaben. Von den verschiedenen Aufgabenbereichen sind sicherlich die Routineaufgaben, die immer wieder anstehen, am besten zu delegieren. Bei komplexen und schwierigen Tätigkeiten können sicher zumindest Teilaufgaben abgegeben werden – und sogar Aufgaben, die an Ihre Person gebunden sind lassen sich manchmal von anderen ausführen, indem Sie z.B. einen Stellvertreter zu einem Termin schicken.

Claudia Salloker, Beraterin für Solo-Unternehmen, meint dazu:  Zuerst wusste ich nicht was ich delegieren könnte. Als ich aber einmal damit begonnen hatte, kamen immer mehr Ideen. Überraschend, welche delegierbaren Aufgaben man plötzlich findet, wenn man jemanden hat, der sich zuverlässig um alles kümmert. Ich lasse mich nicht nur bei betrieblichen Agenden unterstützen, sondern auch durch private Erledigungen entlasten. Es ist herrlich, sich nicht mehr um den zeitraubenden Kleinkram oder Telefonate und Routine-Arbeiten kümmern zu müssen, sondern Zeit zu haben für unternehmensrelevante und kundennahe Belange.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Delegieren eine echte Erfolgseigenschaft von Führungskräften ist, die hilft die eigenen Kompetenzen teu(r)er zu verkaufen. Entlasten Sie sich selbst und steigern und erreichen Sie vereinbarte Ziele schneller und effektiver. Geben Sie die Aufgaben an die Person ab, die das beste Ergebnis liefert und finden Sie Ihre Idealbesetzung.

Für das Erlernen oder optimieren dieser Fähigkeit, gibt es übrigens Kurse und Workshops – z.B. im Wifi.

Wenn Sie mit dem Delegieren beginnen möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung - z.B. mit:
Übernahme Ihres E-Mail-Accounts
Telefon-Umleitung - auch stundenweise


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