Mit dem heutigen Thema möchte ich Ihnen zwei Anregungen mitgeben, die jedem, der administrative Aufgaben zu erledigen hat, wertvolle Zeiteinsparungen bringen und damit den Büroalltag erleichtern.
Es handelt sich hier um Aufgaben, die nichts mit der Profession des Unternehmers zu tun haben, die unmittelbar auch kein Geld bringen und sogar nur Zeit kosten.

Für die meisten Kleinbetriebe kommt dabei die Beschäftigung einer Bürokraft aus Kostengründen nicht in Frage.
Was macht es besonders kleinen Unternehmen so schwer, eine Bürokraft einzustellen?
  • Personal-Fixkosten– speziell bei schwacher Auftragslage und im Krankheitsfall
  • Zusätzlicher administrativer Aufwand für Lohnabrechnung und Abführung der Sozialabgaben
  • Einrichtung eines zusätzlichen Arbeitsplatzes mit Büromöbeln und EDV
 Um sich den Arbeitsalltag trotz fehlender Bürokraft so gut wie möglich zu erleichtern helfen besonders 2 grundlegende Tipps, die für jeden anwendbar sind:

1. Tagesplanung am Vortag:

Erstellen Sie am Ende Ihres Arbeitstages Ihre ToDo-Liste für den nächsten Tag, gleich geordnet nach Prioritäten und vor allem: Lassen Sie genügend Spielraum für Unvorhergesehenes!
Dadurch bekommen Sie den Kopf frei und können besser entspannen – und Sie sind in der Früh in der Lage, sofort mit Plan loszustarten, ohne wertvolle Zeit damit zu verbringen, sich wieder neu in einen Ablauf hineindenken zu müssen.

2. Übersichtliche Ablage – und E-Mail-Verwaltung für einen guten Überblick:

3 Körbe auf dem Schreibtisch:
  • Heute
  • ToDo (also was in diesen Tagen zu tun ist – außer heute)
  • Ablage
Bei Bedarf sind auch die Körbe Posteingang und Postausgang hilfreich. Achten Sie darauf, den Korb "Ablage" regelmäßig zu leeren und die Dokumente in die richtigen Ordner zu heften.
Auch für das E-Mail-Programm empfiehlt sich, dieses so einzurichten, dass Erledigtes und Unwichtiges aus dem Blickfeld kommt.

Wenn alle Bemühungen nicht helfen, den Büroalltag in den Griff zu bekommen ist es eine Überlegung wert, ob nicht Teile der Administration (stunden- oder projektweise) auslagerbar sind.

Tastatur
  • Flexibel nach Bedarf einsetzbar - keine Bindung, jeder Auftrag ist eine abgeschlossene Einheit.
  • Rechnet nur die Stunden ab, die wirklich geleistet wurden, kein Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Kein administrativer Personal-Aufwand
  • Kein Arbeitsplatz nötig – und das Beste:
  • Sie können sich auf Ihre Profession konzentrieren und darauf, was Sie wirklich gerne machen.
So gesehen relativieren sich die Aufwendungen für einen externen Bürodienstleister rasch, wenn man bedenkt, dass dieser als Profi den kaufmännischen Part schneller und effektiver erledigt und parallel dazu für den Unternehmer Zeit frei wird, um Geld zu verdienen – im Idealfall mehr, als die Investition in den Bürodienstleister ausmacht.

Geben Sie also einen Teil Ihrer ToDos ab, Sie werden erleichtert sein!
Kontaktieren Sie mich:
Sylvia Hadarics
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hadarics@buero-kooperativ.at
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